СЕКРЕТНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Грозный
4 октября 1993 г.
№ 62
В целях установления единого порядка ведения секретного делопроизводства, утвердить Инструкцию по ведению секретного делопроизводства в государственных органах, министерствах, ведомствах, предприятиях и учреждениях Чеченской Республики.
Президент Чеченской Республики Д. Дудаев
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением Президента
Чеченской Республики
от 04 октября 1993 года № 62
ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ СЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, МИНИСТЕРСТВАХ, ВЕДОМСТВАХ, ПРЕДПРИЯТИЯХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Под секретным делопроизводством в настоящей инструкции понимается деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с секретными и совершенно секретными документами.
Секретное делопроизводство должно содействовать эффективности управления, обеспечить прохождение и контроль за исполнением документов, отвечать требованиям режима секретности.
2. Лица, зачисленные на работу, допускаются к работе с секретными документами только после получения допуска службы СНБ ЧР и проверки знания настоящей инструкции.
ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ, РАБОТАЮЩИХ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
3. Сотрудники, работающие с секретными документами, несут персональную ответственность за их хранения, а также за сохранность секретов, доверенных или ставших известными им по работе или иным путем.
Они обязаны:
а) знать и неукоснительно выполнять требования настоящей инструкции;
б) быть бдительными, решительно пресекать действия других лиц, могущих привести к разглашению секретных сведений или к утрате секретных документов, и незамедлительно информировать об этом соответствующих руководителей;
в) обеспечить надежное хранение секретных документов, своевременно сдавать в соответствующий отдел или уничтожать в установленном порядке те из них, надобность в которых миновала;
г) своевременно регистрировать, исполнять и приобщать к делам секретные документы, принимать и передавать их только под расписку;
д) готовить документы в порядке, установленном настоящей инструкцией;
е) при обнаружении недостачи (утраты) секретных документов, ключей от режимных помещений, сейфов, личных печатей, неучтенных секретных документов, а также выявлении утечки информации немедленно сообщать об этом своему начальнику;
ж) по требованию прямых начальников давать устные или предоставлять письменные разъяснения по фактам нарушения правил обращения с секретными документами;
з) при временном убытии (в т.ч. в отпуск) проверять наличие числящихся за ними секретных документов. Документы, которые подлежат исполнению или могут потребоваться в работе, передавать в общий отдел или по указанию начальника другому сотруднику.
4. Сотрудникам, работающим с секретными документами, запрещается:
а) сообщать кому-либо, в т.ч. другим сотрудникам, родственникам секретные сведения, ставшие им известными по работе, а также вести разговоры на служебные темы в присутствии посторонних лиц;
б) выносить без служебной необходимости и разрешения непосредственного начальника секретные документы из расположения учреждения;
в) знакомиться с секретными документами по вопросам, не имеющим прямого отношения к выполняемым служебным обязанностям;
г) составлять секретные документы вне служебных помещений;
д) передавать и принимать документы без расписки;
ж) уничтожать документы без оформления в установленном порядке.
ПОДГОТОВКА СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТЕПЕНИ СЕКРЕТНОСТИ СВЕДЕНИЙ, СОДЕРЖАЩИХСЯ В ДОКУМЕНТАХ
5. Документы, содержащие сведения, подлежащие охране, засекречиваются.
В зависимости от важности такие сведения делятся на сведения особой важности и совершенно секретные (государственная тайна), секретные (служебная тайна) и обозначаются соответственно грифами «Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».
6. Степень секретности сведений определяется исполнителем и руководителем, подписывающим документ.
7. Гриф секретности делам, журналам, картотекам учета, выпискам из секретных документов присваивается в зависимости от степени секретности содержащихся в них сведений.
8. В случае неправильного присвоения грифа секретности документу непосредственный руководитель обязан привести его в соответствие с действительной степенью секретности сведений, содержащихся в документе. При этом он на документе делает отметку об изменении грифа и заверяет своей подписью.
ПОДГОТОВКА СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНЫХ И СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Совершенно секретные и секретные документы составляются только по вопросам, требующим документального оформления.
Сопроводительные письма должны составляться только к документам, требующим дополнительных указаний и пояснений.
9. Проекты (черновики) совершенно секретных документов составляются в учтенных блокнотах с отрывными листами или на отрывных учтенных листах.
10. В черновиках документов, передаваемых для печатания в машбюро (секретариат) запрещается указывать сведения, расшифровывающие сводные данные о деятельности и объекты их заинтересованности. При необходимости такие сведения вписываются в проекты документов исполнителями после того, как они будут отпечатаны.
11. На наиболее важных документах, с содержанием которых необходимо ознакомить строго ограниченный круг лиц, и документах, подлежащих направлению (передаче) лично адресатам, проставляются ограничительные пометки «лично», «только лично».
12. Исходящие документы составляются, как правило, в двух экземплярах, а внутреннего обращения – в одном.
13. Каждый вид документы должен иметь установленный комплект реквизитов, как-то: наименование органа, название вида документа, номер экземпляра, адрес, ссылку на номер и дату поступившего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф секретности, утверждения, согласования, пометки: о наличии приложения, о контроле, об исполнении документа и направлении его в дело, ограничительные, о срочности и способе доставки и визы.
14. Текст документа должен быть кратким, точным, не допускающим двоякого толкования.
15. Документы с ограничительными пометками «лично», «только лично» направляются с указанием должности или фамилии и инициалов. Документ, как правило, направляется не более, чем в четыре адреса, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.
16. При наличии к документу приложений в реквизите «Приложение» указываются наименования каждого из них, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество листов и грифы секретности.
17. Документы подписываются (утверждаются) руководителями в пределах своей компетенции, а также исполнителями, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы их полномочий.
18. Проекты документов по вопросам, затрагивающим интересы других ведомств, подлежат согласованию с ними, которое оформляется грифом согласования или визой. Гриф согласования включает в себя следующее: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым проект документа согласовывается, дату согласования.
Замечания или дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе. Об этом делается пометка на проекте документа «Замечания прилагаются» с проставлением подписи визирующего, его фамилии, даты.
19. Копии подготовленного документа после подписания подлинника заверяются проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной надписи «Верно», наименования должности заверившего, его подписи (ФИ) и даты заверения.
20. В подписанные (утвержденные) документы вносить исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего их, запрещается. Внесенные изменения заверяются подписью лица, подписавшего документ.
21. На всех экземплярах документов (копий, выписок) на оборотной стороне последующего листа указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
22. На документе, требовавшем исполнения и определения в дело, отражаются краткие сведения об исполнении и проставляется отметка «В дело №__», заверенная подписью прямого начальника исполнителя.
ПЕЧАТАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
23. Печатание производится в изолированных помещениях. Прием и выдача документов производится через спецокно или барьер, ограничивающий доступ к рабочим местам машинисток.
Лицу, производящему печатание, запрещается знакомить с содержанием печатаемых документов других лиц, не имеющих отношения к этим документам. Для выяснения непонятного текста печатающее лицо должно обратиться к исполнителям документов, а в их отсутствие – к их начальникам.
24. По окончании работы все документы, черновые материалы, бланки и формы регистрации хранятся в опечатанном металлическом шкафу.
25. На черновике документа, подлежащем печатанию, исполнитель указывает свою фамилию, наименование отдела, номер служебного телефона, количество требуемых экземпляров.
Черновики совершенно секретных и секретных документов, отдельные листы секретных и секретных документов, подлежащие перепечатыванию, исполнители передают машинистке, в общий отдел под расписку в регистрационных формах.
26. При журнальной форме регистрации документы и черновики из общего отдела или машбюро передаются непосредственно исполнителям под расписку в графе 3 журнала формы 3.
27. Листы совершенно секретных и секретных документов, с которых производилось перепечатывание, возвращаются исполнителям в надорванном виде для последующего уничтожения.
На документах, из которых произведены выписки, кроме того, указывается, какой текст (пункт, абзац) содержит выписки.
На каждом отпечатанном экземпляре документа в левом верхнем углу его первой страницы машинистка проставляет свои инициалы и количество отпечатанных экземпляров.
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАЗМНОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ НА КОПИРОВАЛЬНЫХ МНОЖИТЕЛЬНЫХ АППАРАТАХ И В ТИПОГРАФИЯХ
28. На размножение документы передаются только зарегистрированными и оформленными в установленном порядке.
На каждый документ, подлежащий размножению, оформляется заказ формы 18 или 18а, который подписывается руководством и передается лично исполнителем под расписку.
Изготовление копии или выписки вместе с подлинником передаются в общий отдел или исполнителю под расписку в журнале формы 15.
ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
29. Прием и передача секретных документов на всех этапах их прохождения осуществляется только под расписку, а от одного сотрудника к другому – по реестру формы 25, который указывается в журнале формы 13.
30. Принимая документы, сотрудник обязан убедиться в правильности их оформления, сверить регистрационные номера, номера экземпляров, их количество и в присутствии сдающего лица расписаться за каждый документ с проставлением даты получения.
31. Передача документов в другие отделы производится только через общий отдел (секретариат).
ПРИ ПЕРЕМЕЩЕНИИ, УБЫТИИ СОТРУДНИКОВ
32. При смене лица, ведущего секретное делопроизводство на отдельном участке работы, специально назначенная комиссия проверяет наличие документов на участке работы, и результаты оформляет актом, который приобщается к акту приема-сдачи.
Документы, числящиеся лично за этими лицами, передаются вновь назначенным под расписку в регистрационных формах.
ПРИЕМ И ВСКРЫТИЕ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
33. Поступающая в рабочее время корреспонденция принимается общим отделом (секретариатом). Оттуда она передается в соответствующие отделы под расписку в журнале формы 26 или в реестрах формы 27.
В нерабочее время корреспонденция принимается дежурным, который записывает ее в журнал приема и сдачи пакетов (документов) формы 26 и под расписку в этом журнале, не вскрывая, сдает в общий отдел (секретариат).
О поступлении срочных пакетов и телеграмм дежурный немедленно докладывает соответствующему руководителю и действует согласно его указаниям.
Сдавать и принимать корреспонденцию лицам, не имеющим на это соответствующих полномочий, запрещается.
34. Сотрудник, принимающий корреспонденцию, обязан тщательно проверить правильность адреса, целостность упаковки, печатей, сверить номера пакетов с номерами, указанными в реестре. В случае повреждения упаковки или расхождения в наименовании отправителя, пакет принимается с составлением акта, который подписывается лицом, доставившим пакет, и сотрудником, принимающим его, о чем в реестре (журнале) делается соответствующая запись.
Акт и упаковка направляются в орган, доставивший пакет, или отправителю корреспонденции для принятия соответствующих мер.
35. Пакеты с ограничительной пометкой «лично» вскрываются лично адресатом.
РЕГИСТРАЦИЯ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
Регистрации подлежат все поступившие (входящие) документы и подготовленные (исходящие и внутренние) секретные документы.
До регистрации секретных документов передача их на доклад, подпись, ознакомление и исполнение запрещается.
Поступившие документы регистрируются в день их получения, при этом на документе проставляется регистрационный номер и указывается дата регистрации.
Полностью перепечатанные документы регистрируются за новыми номерами.
36. При регистрации поступившего документа на первой странице (с правой стороны нижнего поля) проставляется штамп, в оттиске которого указывается наименование органа, входящий номер, присваиваемый поступившему документу, дата регистрации.
На приложении к поступившему документу проставляется штамп «Приложение к вх. №___ от «__» __________19__г.», регистрационный номер, дата.
37. На исходящих документах регистрационный номер и дата подписи проставляются в угловом штампе, а при отсутствии штампа – на их внутренних документах, ниже реквизита «подпись».
38. Поступившие документы с грифом «лично» регистрируются без вскрытия пакетов, номера проставляются, в графе «краткое содержание документа» указывается «пакет с пометкой «лично», а краткое содержание производится со слов лица, вскрывшего пакет. Лицо, вскрывшее пакет, обязано перенести вх. номер и дату регистрации с пакета на документ.
39. В регистрационных формах отражаются полные данные о движении документа с момента его поступления (подготовки) до приобщения в дело, направления адресату или уничтожения. Отметки о местонахождении документа должны содержать ссылки:
а) при приобщении в дело дела (с кратким указанием его вида), тома и листов;
б) при направлении адресату – на номер сопроводительного письма или реестра и дату;
в) при уничтожении – на номер и дату акта.
ФОРМЫ И ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
40. Регистрация осуществляется в форме журналов контрольно-номерного учета на поступившие и подготовленные документы, которые ведутся раздельно. Документы регистрируются раздельно или вместе в журнале формы 3. Вручение исполнителям отпечатанных документов и возврат черновиков производится работником общего отдела (секретариата) под расписку в графе 11 журнала формы 3.
41. За оставленные у себя при докладе документы руководитель расписывается в реестре формы 25. По возвращении документов расписка руководителя в реестре гасится подписью сотрудника, получившего документы.
42. Контроль за прохождением документов с момента их регистрации до завершения исполнения (подшивки в дело, уничтожения, направления адресатам) осуществляется сотрудниками общего отдела (секретариата) путем периодической сверки их наличия с учтенными данными.
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
(ПРИКАЗЫ, УКАЗАНИЯ, ПОЛОЖЕНИЯ, ИНСТРУКЦИИ)
43. Учет и хранение приказов ведется централизованно в общем отделе. Приказы по линиям работы отделов могут храниться у руководителей отделов.
44. Приказы регистрируются в журнале формы 6, которые заводятся каждый год.
Приказы регистрируются по следующим отделам: совершенно секретные, секретные, несекретные, указания, инструкции, положения. Регистрация приказов ежегодно начинается с первого номера.
На каждом экземпляре поступившего приказа и выписок из него (на обложке или первом листе) проставляется порядковый регистрационный номер по журналу.
45. При регистрации приказов проставляются индексы, обозначающие их вид и степень секретности, а на совершенно секретных приказах перед регистрационным номером проставляется индекс «00», на секретных «0», например: № 00381, № 0800.
На совершенно секретных, секретных указаниях, утвержденных путем проставления на них грифа утверждения, после регистрационного номера указываются индексы «СС» и «С». Например, № 5сс, № 11с.
46. Передача приказов для размножения производится под расписку в реестре формы 25. На оборотной стороне последнего листа подлинника приказа проставляется отметка о том, когда и сколько изготовлено копий или выписок. Эти данные затем заносятся в журнал формы 6 отдельной строкой.
47. Приказы (выписки из приказов) рассылаются с сопроводительными письмами, в которых указываются номера направляемых документов, их экземпляров и приложений к ним.
В регистрационных номерах сопроводительных писем через дробную черту указывается с нарастанием в течение года (начиная с первого номера) порядковый номер письма отдельно по каждому адресату. Например: 35/1, 36/2, 40/3 и т. д.
Сопроводительное письмо регистрируется в общем отделе как входящий документ.
48. Совершенно секретные приказы в конце рабочего дня возвращаются в места постоянного их хранения.
49. Утратившие силу приказы, лишние экземпляры периодически сверяются с учетами и уничтожаются в установленном порядке, если не подлежат к сдаче в архив.
50. Журналы регистрации приказов сдаются в архив после того, как все зарегистрированные в них приказы возвращены, определены в дела или уничтожены.
СПЕЦИАЛЬНЫЕ РАБОЧИЕ ТЕТРАДИ, БЛОКНОТЫ, УЧТЕННЫЕ ЛИСТЫ
51. Для составления проектов документов исполнительного характера исполнителю выдаются учтенные специальные тетради или блокноты с отрывными листами, а также учтенные листы бумаги.
Для служебных записей выдаются учтенные рабочие тетради.
52. Регистрация тетрадей, блокнотов, отдельных листов осуществляется в журнале формы 13.
53. Тетради, блокноты, отдельные листы нумеруются, их количество заверяется подписью лица, ответственного за учет.
На обложке указывается гриф секретности, регистрационный номер, фамилия и инициалы лица, которому они выдаются.
УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ
54. Архивные и законченные производством дела, журналы и картотеки уничтожаются после заключения экспертной комиссии и получения разрешения руководства.
55. Уничтожение производится комиссией в составе не менее 3-х человек из числа лиц, допущенных к работе с соответствующей категорией уничтожаемых документов, и оформляется актом (формы 28, 28а, 30). Непосредственно перед уничтожением комиссия проверяет наличие всех документов, включенных в акт, сверяет их наименования, регистрационные номера и даты, номера экземпляров, количество листов с записями в акте.
Документы, как правило, уничтожаются на бумагоперерабатывающих машинах или путем сожжения. Уничтожение удостоверяется отметкой в акте: когда, каким путем уничтожены документы и подписями всех членов комиссии.
В регистрационных формах сотрудником, осуществляющим учет документов, производятся отметки об их уничтожении со ссылкой на номер акта и дату.
56. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями. Наличие документов в деле перед уничтожением сверяется с внутренней описью.
В случае изъятия из уничтожаемого дела отдельных документов в акте указывается, какие документы, их регистрационный номер, даты, номера экземпляров, количество листов, а также номера дел, в которые эти документы приобщены.
ПРОВЕРКА СОСТОЯНИЯ СЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И НАЛИЧИЯ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ
57. Проверка секретного делопроизводства проводится комиссией или одним лицом, назначенным руководителем, в присутствии начальника секретного отдела.
58. Лица, осуществляющие проверку, имеют право знакомиться с документами, регистрационными формами, требовать разъяснения по всем вопросам, входящим в их компетенцию.
О нарушениях в секретном делопроизводстве немедленно информируется руководитель.
По результатам проверки составляется акт проверки состояния секретного делопроизводства. Акт регистрируется в секретном делопроизводстве, где осуществлялась проверка, и утверждается руководителем.
59. Начальники обязаны не реже одного раза в 6 месяцев проверять у подчиненных состояние секретных документов.
Ответственность за разглашение секретных сведений, утрату документов, содержащих такие сведения, а также за иные нарушения режима секретности несут непосредственные виновные лица, а также руководители.
60. За разглашение сведений, составляющих государственную или служебную тайну, утрату документов, содержащих такие сведения, а также за иные нарушении режима секретности виновные лица привлекаются к уголовной или дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
61. О фактах разглашения секретных сведений, утраты документов, содержащих такие сведения, руководитель ставит в известность компетентные органы и своим приказом назначает служебное расследование.